Hầu hết các tài liệu sử dụng cho học tập đều dưới dạng slide bài giảng của các thầy cô, tuy nhiên trong một tài liệu powerpoint gồm cả chữ, hình ảnh màu sắc khác nhau, đậm nhạt khác nhau, thậm chí một số hình ảnh màu tối. Nếu chúng ta in nguyên trạng thì hẳn là cầm trên tay một slide với những mảng đen khó chịu, chữ thì có chữ được chữ mất. Do đó, trước khi in nó ra, hãy chăm chút một tí để đạt hiệu quả về sau.Thường thì mình sẽ làm một số việc sau:

1. Đổi font chữ

Theo thói quen một số thầy cô không sử dụng font Unicode mà dùng các font chữ của bảng mã Vni-Window, TCVN3… khiến cho việc trao đổi các file này gặp phải một số lỗi định dạng do máy của bạn không có font chữ tương ứng.Khắc phục: Kích chuột vào vùng văn bản lỗi font, xem tên font tương ứng trên thanh công cụ, tìm font này trên google và cài đặt vào máy.

Tuy nhiên, một bài như vậy có khá nhiều font, mỗi bài lại mỗi font khác nhau, nếu chúng ta cài đặt tất cả chỗ đó vào máy sẽ rất mất thời gian và làm máy chạy ì ạch. Do đó, chúng ta chỉ nên cài 1, 2 font cho mỗi bảng mã Vni-Window (font dạng VNI-…) và TCVN3 (font dạng .VN…) thôi. Sau đó sử dụng chức năng Replace Font của PowerPointMình thì thường sử dụng VNI-Arial và .VNArial vì font chữ không chân dễ đọc hơn. Tải font tại đây. Nếu muốn đa dạng hơn bạn vào đây. Tải về, bật lên và nhấn Install.

Bước tiếp theo, là Replace Font. Kích chọn vùng chứa văn bản lỗi, tìm công cụ Replace theo đường dẫn: Home/ Replace (Ở góc phải màn hình)/ Replace Font. Chọn Font chữ cần đổi ở mục [W]{.underline}ith: Lưu ý: Font cũ VNI- thì font mới cũng VNI-. Cuối cùng nhấn Replace để đổi.

2. Định dạng đen trắng cho đối tượng trước khi inViệc in các hình có màu đậm quá hoặc in các văn bản có màu nhạt sẽ làm bản in đen trắng rất khó đọc. Do đó, chúng ta thực hiện định dạng cho chế độ in đen trắng trước khi in như sau.Trong PowerPoint bạn chọn: View/ Black and White

Chúng ta nhận thấy hình ở Slide trên rất mờ, kích vào hình đó và đổi màu cho nó sang Black như mô tả ở hình dưới nhé.

Các bạn tiếp tục đổi cho các đối tượng bị mờ khác, đối tượng nào đậm quá không thấy bạn có thể đổi thành Gray hoặc các tùy chọn khác trên thanh Black and White.

3. In

Nếu in ngay bằng máy tính của bạn thì chúng ta chỉ việc nhấn File/ Print nhớ đặt chế độ in Black and White. Còn nếu đem ra quán, thì theo mình nên in sẵn ra một file PDF bằng máy in ảo như Adobe Acrobat hoặc Foxit Reader, nhớ chọn chế độ in đen trắng luôn nhé.Khi đi in mình mang theo file PowerPoint để in, vì theo kinh nghiệm mình thấy in từ Power Point ra nó đẹp hơn. Font chữ thì thường quán in họ sẽ có những font cơ bản như Vni-Time, Vni-Arial, .VNArial do đó sẽ hiếm khi gặp lỗi font ở quán in nhưng bạn nên phòng hờ bằng việc mang theo file PDF như mình nói ở trên.