Ghi chú
22.07.2016. Cập nhật cách sửa lỗi định dạng sai danh mục tài liệu
08.01.2016. Cập nhật trả lời thắc mắc bạn đọc:
Câu 1. Sau khi chỉnh sửa, Style tự động lưu lại ở đâu?
Sau khi bạn chỉnh sửa, Style lưu lại dạng file .ens không nằm ở thư mục cũ mà nằm tại thư mục Endnote mới trong Document C:\Users\[Tên User]\Documents\EndNote\Styles.
Câu 2. Cách sắp xếp danh mục tài liệu theo thứ tự chèn vào?
Vào Edit\ Output Styles để chỉnh sửa lại Sort Order như hình ảnh:

13.07.2015. Cập nhật sửa lỗi thừa dấu ngoại ở Bibliography trong Style Khoa Dược: [[1] thành [1]
Do một số bạn không để ý về mẫu định dạng EndNote theo yêu cầu Khóa luận của Khoa Dược, Đại học Y Dược nên mình xin phép đưa nội dung này lên đầu bài.

1.1. File EndNote Style Khoa Dược mình chỉnh sửa sẵn theo định dạng Khóa luận tốt nghiệp – Khoa Dược – Đại học Y Dược TP. HCM. Trong này mình bổ sung thêm định dạng cho Website, Patent không được quy định rõ trong hướng dẫn của Khoa. File chỉ mang tính chất tham khảo, các bạn có thể chỉnh sửa cho phù hợp nhu cầu cá nhân nhé. Tải về tại đây và chép file vào đường dẫn: C:\Program Files\EndNote X7\Styles.

Các phần mềm quản lý, trích dẫn tài liệu như EndNote cung cấp cho chúng ta một loạt các định dạng mẫu (Styles) có sẵn; tuy nhiên từng cơ quan, tổ chức, từng trường lại có những quy định khác nhau về định dạng này. Do đó, bài viết này tập trung vào hướng dẫn cách thay đổi một định dạng có sẵn cho phù hợp yêu cầu. Các hướng dẫn này thực hiện trên EndNote X7, Word 2013.

EndNote cung cấp sẵn một thư viện, các cơ quan có quy định riêng có thể họ sẽ cung cấp kèm theo file Style để mọi người dễ sử dụng; ở cuối bài này mình có đính kèm một mẫu Style Khóa luận Khoa Dược để các bạn tiện sử dụng. Ví dụ: "Các kiểu trích dẫn trong EndNote theo quy định của Bộ Giáo dục – Đào tạo Việt Nam: Kiểu 1, Kiểu 2, Kiểu 3."

Sau khi tải về các bạn sẽ được file Style có dạng *.ens, chúng ta chép file này vào thư mục Styles của EndNote với đường dẫn sau: C:\Program Files\EndNote X7\Styles. Sau khi chép xong, bạn khởi động EndNote truy cập như hình bên dưới và tìm chọn mẫu vừa mới chép vào. Tên mẫu thường trùng tên File.

Trong trường hợp không được cung cấp sẵn mẫu từ cơ quan hoặc bạn phải là người tạo ra mẫu này chúng ta có 2 cách làm. 
Cách 1: Tạo một mẫu mới; 
Cách 2: Sửa từ mẫu cũ. Ban đầu khi tiếp xúc với EndNote mình chọn cách 1, tuy nhiên sau khi vật vã một hồi mình đành ngậm ngùi làm cách thứ 2.

Cách làm như sau:
Chọn Edit/ Output Styles/ Edit "…" để tiến hành sửa một mẫu có sẵn. Nếu muốn làm cách 1 bạn có thể chọn New Style…

Tiếp theo, một hộp thoại xuất hiện cho phép chúng ta thực hiện các thao tác sửa đổi. Đừng vội, trước hết bạn hãy lưu lại mẫu này thành 1 file khác đã, rồi hãy thao tác trên file đó nhé.
File/ Save As… Đặt tên mới/ Save

Lưu xong, chúng ta bắt đầu sửa đổi nhé!
Chúng ta cần quan tâm 2 phần chính ở phía tay trái hộp thoại là: Citations và Bibliography.
Citations: Định dạng cho các trích dẫn. Ví dụ: [1, 2, 3] hay {1-3} hay [Simon, 2010]…
Bibliography: Định dạng mục lục tham khảo. Ví dụ: [1] Takhtajan A. (2009), Flowering Plants, Second, Springer, pp. 167-281.

Mỗi mục như vậy chúng ta sẽ lần lượt sửa theo nhu cầu của mình. 
Ví dụ 1: [1] Takhtajan A. (2009), Flowering Plants, Second, Springer, pp. 167-281. yêu cầu của chúng ta là tên sách phải in nghiêng thì chúng ta sửa trong Bibliography/ Templates

Ví dụ 2: Hiển thị mục lục tài liệu sắp xếp theo Tiếng Việt trước, Tiếng Anh sau. Trong mỗi phần sắp xếp theo tên tác giả. 
Ta tiến hành chỉnh sửa trong mục: Bibliography/ Sort Order

Ví dụ 3: Thực hiện một trích dẫn như sau: "Hoàng Thị Yến (2010) đã tiến hành các nghiên cứu định tính, xác định thành phần hóa học trên Pouzolzia zeylanica (L.) Benn. với phương pháp định tính saponin dựa vào khả năng tạo bọt và phá huyết."
Trong ví dụ trên là trích dẫn ngay trong văn viết, để định dạng cho kiểu trích dẫn trên ta vào Citations/ Templates/ Citation – Author (Year)

Ví dụ 4: Năm 2007, một nghiên cứu tại trường Đại học Khoa học Tự Nhiên, Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh đã định tính bằng phản ứng màu hai hợp chất vitexin, isovitexin phân lập từ thuốc dòi bằng phản ứng FeCl3 cho màu xanh dương [6].
Để trích dẫn kiểu như trên ta sửa mục Citation trong ví dụ 3 thành [Biblography Number]
Tương tự, chúng ta có thể tiến hành chỉnh sửa cho các yêu cầu khác.
Sau khi hoàn thành, các bạn lưu (File/ Save) và tắt cửa sổ. Kiểm tra kết quả bằng hộp Preview.

Phụ đính
1.1. File EndNote Style Khoa Dược mình chỉnh sửa sẵn theo định dạng Khóa luận tốt nghiệp – Khoa Dược – Đại học Y Dược TP. HCM. Trong này mình bổ sung thêm định dạng cho Website, Patent không được quy định rõ trong hướng dẫn của Khoa. File chỉ mang tính chất tham khảo, các bạn có thể chỉnh sửa cho phù hợp nhu cầu cá nhân nhé. Tải về tại đây và chép file vào đường dẫn: C:\Program Files\EndNote X7\Styles.
—
Sửa lỗi sai định dạng STT ở danh mục tài liệu:

Chọn Bibliography/ Layout. Tại Start each reference with: chúng ta tiến hành xóa các định dạng cũ, sau đó chọn Insert Field/ Bibliography Number. Sau khi chọn xong chúng ta thêm và các định dạng cần thiết như 2 dấu móc vuông hoặc dấu chấm, khoảng trắng ở cuối tùy ý các bạn.
Lưu và tắt phần định dạng Style đi, kiểm tra kết quả.

1.2. Một số tài liệu hướng dẫn từ Trung tâm thông tin phát triển Việt Nam.

"Những tài liệu dưới đây, do cán bộ thư viện của Trung tâm biên soạn, hướng dẫn kỹ năng sử dụng và tìm kiếm trong một số danh mục và cơ sở dữ liệu; cũng như một số kỹ năng trong quá trình học tập, nghiên cứu và công tác.
Kỹ năng tìm kiếm thông tin trên Internet: Tài liệu hướng dẫn – File bài giảng
Kỹ năng trích dẫn và lập danh mục tài liệu tham khảo: Tài liệu hướng dẫn – File bài giảng
Hướng dẫn sử dụng phần mềm EndNote: phần mềm quản lý dữ liệu thư mục và lập danh mục tài liệu tham khảo. Xem hướng dẫn sử dụng phần mềm EndNote phiên bản X5 dùng trong MS Word 2010.
Các kiểu trích dẫn trong EndNote theo quy định của Bộ Giáo dục – Đào tạo Việt Nam: Kiểu 1, Kiểu 2, Kiểu 3."

Sắp tới có thể mình sẽ viết lại bài này dưới dạng Video Clip, các bạn đón xem nhé!

Mồng 2 Tết Ất Mùi, 2015

Virus là một trong những phiền toái lớn của người dùng máy tính; những nỗi khốn đốn này thường đi kèm với anh bạn không thể không nhắc tới là chiếc USB. Lỗi thường gặp nhất là các file trong USB bị sau khi nhiễm virus, nhiều người tá hỏa lên với vấn đề này vì tưởng rằng dữ liệu của họ đã bị gặm nhấm hết. Thật ra các dữ liệu này vẫn còn ở đó chỉ là bị ẩn đi thôi. Đặc điểm các virus này thường khóa luôn chức năng hiện file trong Folder Option nên khó lòng lấy lại được dễ dàng. Những trường hợp cấp bách như vậy chúng ta có thể áp dụng một số cách sau:

Cách 1. Thử hiện file trong Folder Option

Đặt các thuộc tính như hình bên dưới, lưu ý mục Hide protected operating system files… không được chọn. Cuối cùng nhấn OK và xem kết quả.

Cách 2. Gõ lệnh hiện file vào cmd
Bấm Window + R để mở lệnh Run…Nhập cmd. Bấm Enter.

Cửa sổ Command Prompt hiện ra. Tiếp đến gõ lệnh F: (lưu ý F là ổ USB của bạn) và nhấn Enter để chuyển dấu nhắc sang ổ USB.Gõ lệnh attrib -S -H /S /D và nhấn Enter là xong.Lưu ý:-S để bỏ đi thuộc tính hệ thống bị khóa.-H là bỏ đi thuộc tính ẩn bị khóa./S, /D có chức năng thay đổi thuộc tính cho tất cả file, thư mục trong ổ USB.

Cách 3. Sử dụng phần mềm Bkav FixAttrb hoặc USB Show

Download

Sau khi tải về các bạn chạy file lên và sử dụng, giao diện phần mềm cực kỳ đơn giản như sau:

Chọn thư mục hoặc ổ đĩa cần hiện file ẩn. Ấn OK. Sau đó bấm Hiện file ẩn là xong.

Với Bkav FixAttrb.exe: bạn click vào "Chọn ổ đĩa" để chọn ổ đĩa hoặc thư mục cần hiện các file ẩn rồi bấm "OK", công cụ báo "Đã đặt xong thuộc tính!". Lúc này, các bạn đóng cửa sổ công cụ lại, rồi vào ổ đĩa kiểm tra thử xem các file và thư mục bị ẩn giờ đã có thể truy nhập và nhìn thấy dữ liệu bị ẩn trước đó chưa nhé.

Với USB Show.exe: trên giao diện chính bạn bấm nút "Recovery the hide files", ở cửa sổ "Browse For Folder" tìm chọn ổ đĩa USB mà bạn cần thực hiện, rồi bấm "OK". Quá trình quét và khôi phục file bị virus ẩn đi sẽ diễn ra sau đó. Đến khi hoàn tất, bạn bấm OK.

Tải tài liệu! Vấn đề chung của cả cá nhân mình và khá nhiều bạn. Mình may mắn nhận ra vấn đề này sớm từ năm thứ 2 đại học khi bắt đầu tham gia quản trị diễn đàn sinhvienduoc.com. Một mảng hoạt động của diễn đàn là chia sẻ, tìm kiếm tài liệu học thuật, lúc ấy chỉ có anh Toàn Dược 2007 phụ trách chính. Lúc đó cũng không biết cái khái niệm tài liệu học thuật là thứ gì hết, chỉ đơn giản cái bản tính tò mò với vấn đề mới làm mình phải tìm tòi.

Hồi đầu năm thứ nhất đại học, BQT diễn đàn cũng đã từng một lần tổ chức chương trình tìm kiếm tài liệu trên internet, hồi đó mình cũng nghĩ rằng à thì google, yahoo… công cụ tìm kiếm thôi, những thứ đó mình đã rành rọt hết rồi. Hehe, hồi đó có vẻ hơi tự mãn! Rồi mình không tham gia, sau này tiếc lắm mà biết sao được. Thôi, không dài dòng nữa, vào vấn đề chính của bài này!

Làm sao để có tài liệu?

Nếu chúng ta tìm kiếm cho một vấn đề thường thức thôi, những tính năng google sẽ hỗ trợ tối ưu và nhanh chóng cho bạn. Còn vấn đề của chúng ta là tài liệu mang tính chất học thuật. Đa số các tài liệu này là Tiếng Anh. Tuy nhiên, hiện nay tài liệu Tiếng Việt cũng được chia sẻ khá nhiều dưới dạng các Khóa Luận, Luận Văn, Luận Án, Bài giảng của các trường đại học… Như vậy để giải quyết vấn đề trên chúng ta tiếp cận theo tài liệu Tiếng Việt riêng và tiếng Anh riêng nhé.

1. Tài liệu Tiếng Việt

– Bài giảng, giáo trình của các trường đại học: mình nhận thấy các môn học ở các ngành kỹ thuật khá trùng lắp nhau. Các trường bạn cũng như sinh viên dược đều học chung một số môn cơ bản ví dụ như hóa lý, hóa hữu cơ, sinh học phân tử, hóa sinh, hóa phân tích… Do đó chúng ta có thể sử dụng bài giảng, giáo trình của trường bạn để bổ sung thêm kiến thức, làm rõ hơn vấn đề. Thường các trường chuyên về khoa học cơ bản viết những vấn đề này khá sâu, vì đó là chuyên ngành của họ.

Cách tải: Các tài liệu này thường chia sẻ miễn phí, nếu không tải được bạn có thể Google để tìm một nguồn chia sẻ khác bằng việc dùng từ khóa là tên tài liệu được chia sẻ, có thể tìm kiếm nâng cao filetype:[định dạng file] nếu cần.

Ví dụ: Mình tìm được: Giáo trình sinh học phân tử – Hồ Huỳnh Thùy Dương ở tailieu.vn nhưng ở đây buộc trả phí. Tên file của tài liệu trên là GT_SHPT.pdf thử tìm trên google với tên file đó nhé.

ebook.edu.vn là một địa chỉ tốt để tải các tài liệu dạng này. Trang này luôn có hình thức miễn phí có hạn chế cho sinh viên. Các bạn tham khảo hướng dẫn tại đây.

scribd.comtương tự cũng là một kho tài liệu, không phải của Việt Nam nhưng khá nhiều tài liệu Tiếng Việt; thường thì trang này yêu cầu chia sẻ tài liệu để tích điểm. Trong trường hợp không có điểm, bạn vẫn tải được tài liệu bằng cách được yêu cầu tải lên một tài liệu khác để đổi, cho nên đừng vội bỏ qua mà hãy tải lên một file nào đó, sau khi tải lên xong, bận nhấn Save & … ở góc phải gần cuối trang. Liên kết tải sẽ hiện ra.

– Khóa luận, luận văn, luận án: các tài liệu này thường nằm tại thư viện các trường đại học, hiện nay có khá nhiều trường đại học tại Việt Nam đưa hệ thống thư viện điện tử vào hoạt động. Hệ quản trị Libol của Tinh Vân được đa số các trường chọn thuê để xây dựng thư viện điện tử cho sinh viên. Tất nhiên chỉ sinh viên trong trường mới được truy cập.

Cách tải: Các bạn có thể liên hệ nhờ các bạn học trường này mượn giúp.
Hiện nay, các trang chia sẻ luận văn mọc lên như nấm ví dụ: 123doc.org, luanvan.net, hầu hết là bắt buộc trả phí, kèm theo một chính sách khác là chia sẻ tài liệu, tích điểm để tải tài liệu. Mình thì chỉ thấy việc tích điểm khả thi ở tailieu.vn, violet.vn còn những trang khác hơi khó khăn, cũng có thể do mình chưa thử hết, chưa có thời gian đầu tư vào các trang đó. Nhưng 2 trang trên khả thi đó, các bạn cứ yên tâm tích và đổi điểm nhé.

Hướng dẫn sử dụng tailieu.vn tại đây.

2. Tài liệu Tiếng Anh

– Các dạng tài liệu học thuật viết bằng Tiếng Anh cũng bao gồm bài giảng đến từ các trường đại học nước ngoài (tên miền thường có .edu). Với những tài liệu dạng này thường họ sẽ chia sẻ miễn phí.

– Khóa luận, Luận văn, Luận án: tương tự cũng ít trường để ở chế độ tự do xem, tải vì đơn giản đó là kết quả lao động, chất xám của họ; đồng thời đảm bảo vấn đề bản quyền các trường này thường giới hạn trong nội bộ sinh viên, nhân viên của họ. Bạn có thể nhờ bạn bè học ở các trường này tải giúp.

– Bài báo trong các tập san khoa học (Paper/ Journal): thường bạn sẽ tìm thấy các bài này trên pubmed, các trang của NXB như Wiley, Sciendirect…

Các bài báo miễn phí: đa số các bài Original Paper (bài nghiên cứu gốc) là tính phí, tất nhiên một số miễn phí, các bài miễn phí thường được google scholar; pubmed dẫn liên kết để bạn có thể tải về nhanh chóng.

Bên dưới là một mẫu tìm kiếm bằng Google Scholar, kết quả trả về thường kèm liên kết tới bài báo miễn phí. Ngoài ra Scholar còn cho biết "số phiên bản" của bài báo, ở đây muốn nói đến 6 vị trí lưu trữ bài báo, trong 6 vị trí đó thì trên wiley.com có bản PDF miễn phí. Các bạn hãy để ý đến dòng "Trích dẫn 211 bài viết"; thông tin này cho biết có 211 bài viết đã sử dụng thông tin từ tài liệu này để trích dẫn lại; điều này giúp ta đánh giá tầm quan trọng, độ tin cậy của tài liệu này.

Hướng dẫn chi tiết về Google Scholar: Xem hướng dẫn

Còn Pubmed sẽ cho bạn liên kết đến bài miễn phí ở góc phải như hình.

Các tài liệu có phí này có thể có bản chia sẻ từ tác giả, từ cơ sở nghiên cứu của tác giả. Bạn có thể truy cập researchgate (Mạng xã hội dành cho người nghiên cứu) để tìm kiếm bài báo, rất nhiều trường hợp các tác giả chia sẻ nó miễn phí.Các trường đại học nước ngoài thường mua CSDL của các nhà xuất bản này để phục vụ cho công tác nghiên cứu và sinh viên trường mình; nói như vậy có nghĩa là bạn có quyền nhờ cậy rồi. Hãy sử dụng mối quan hệ của bạn nhé.

Trường hợp bạn không có mối quan hệ nào: hãy vào facebook và tìm kiếm một số Nhóm tải tài liệu khoa học, Nhóm tải báo; ở đó có một số anh chị đang học ở các trường này có thể giúp bạn. Hãy đọc kỹ nội quy của nhóm trước khi muốn đăng gì đó nhé, nếu không bạn sẽ bị mời ra không thương tiếc :D. Trong nhóm này sẽ có một số Note trình bày rõ về các cách truy cập nguồn tài liệu, các bạn có thể tham khảo. Nếu đọc đoạn này thấy thắc mắc các bạn có thể liên hệ mình qua tin nhắn facebook nhé: facebook.com/tit992.

Cách cuối cùng: thật ra nó là cách bạn nên làm nhất, hãy tìm địa chỉ email của tác giả bài báo và viết một email gửi cho họ trình bày đề tài bạn đang nghiên cứu, tài liệu bạn cần. Nếu khả năng Tiếng Anh tốt bạn sẽ thành công và điều tuyệt vời hơn là tác giả có thể sẽ tư vấn nhiều hơn cho bạn về đề tài nếu đó là mảng nghiên cứu của họ, biết đâu bạn sẽ ghi danh vào một vị trí học bổng nào đó của giáo sư này. Để tăng tính tin cậy bạn nên sử dụng email mà trường cung cấp cho bạn, các email có dạng .edu. [Tham khảo bài viết: Câu chuyện về email \@uphcm.edu.vn]

– Patent – Bằng sáng chế: Đây là dạng tài liệu mình vừa tiếp cận sử dụng mới đây thôi, từ báo cáo Dược liệu 3 mà mình phát hiện ra một công cụ hay ho khác của google – Google Patent. Tương tự như các công cụ chuyên biệt khác, cái này sử dụng cho việc tìm kiếm bằng sáng chế. Hãy thử khám phá nó nhé, nhiều thứ hay lắm đó.

– Sách: Đa số có bản quyền nhé, khuyến khích mọi người nên mua để đọc, mượn thư viện, mượn bạn bè… tuy nhiên sinh viên chúng ta làm gì có tiền!Giải pháp: có thể tìm các giáo trình khác có bản ebook miễn phí, một số thư viện điện tử đại học cũng có bạn có thể nhờ truy cập, Nhóm tải báo mình đề cập ở trên cũng có thể hỗ trợ bạn. Một số trang web cũng chia sẻ tài liệu, sách nhưng bất hợp pháp nên mình không nêu ra ở đây.

3. Tóm lại

Tóm tắt những ý trên chúng ta có các cách sau cho nhu cầu tài liệu:

– Sử dụng các tài liệu miễn phí.

– Trường hợp tài liệu có phí cố gắng tìm kiếm các nguồn liên kết khác như qua google scholar (Xem hướng dẫn), researchgate.

– Bạn có thể yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết từ bạn bè tại các trường này, từ Nhóm tải báo…

– Nhờ sự giúp đỡ từ chính tác giả.

Biết rằng các bạn sẽ còn nhiều thắc mắc, hãy thử đọc các Note trong Nhóm tải báo nhé, thắc mắc của bạn sẽ được giải quyết nhiều đó.

Mồng 1 Tết! Chúc mọi người một năm thành công và thắng lợi!

Một ngày đẹp trời Khoá luận của bạn mở lên và Heading bị đen lại.

Tốt nhất đập đi làm lại... Lần 1. OK

Lần khác mở lên, đen tiếp... Đập làm lại...

Đã bị thì nó sẽ bị hoài...

Cách giải quyết như sau:

Bước 1: Lưu lại 1 file mới cho chắc ăn

Bước 2: Trên file mới đang mở tạo Macro như sau:

Chọn tiếp Dấu cộng(+) 

Cửa sổ mới như sau:

Dán đoạn code sau vào:

  Sub RemoveBlackBox()
  '
  ' RemoveBlackBox Macro
  '
  '
  
  For Each templ In ActiveDocument.ListTemplates
  For Each lev In templ.ListLevels
  lev.Font.Reset
  Next lev
  Next templ
  
  End Sub

Cuối cùng nhấn Run (Hình tam giác ở góc trái màn hình).

Chờ đoạn code chạy xong thì tắt cửa sổ đi là xong!

Tham khảo từ superuser.com

Đối với các định dạng trích dẫn Việt Nam yêu cầu phân chia tài liệu Tiếng Việt riêng, tài liệu tiếng nước ngoài riêng. Để thực hiện việc này, chúng ta bắt đầu từ bước nhập dữ liệu trong EndNote. 

Bước 1: Tại trường Language các bạn tiến hành định nghĩa ngôn ngữ cho tài liệu.
Đối với tài liệu Tiếng Việt các bạn gõ vào vi hoặc vie, đối với tài liệu Tiếng Anh chúng ta gõ vào en hoặc eng.
Lưu ý: các ký hiệu vi, vie, en, eng là do cá nhân người dùng tự quy ước, không liên quan đến EndNote, do đó các bạn có thể thay đổi tùy ý. Tuy nhiên, những ký hiệu trên đây được dùng khá phổ biến.

Bước 2: Chỉnh sửa Style cần sử dụng

Edit\ Output Styles\ Edit "…" Một hộp thoại xuất hiện.

Trong Bibliography\ Sort Order\ Other… Một hộp thoại hiển thị yêu cầu bạn đặt thứ tự ưu tiên sắp xếp. Bây giờ bạn tiến hành sắp xếp theo ngôn ngữ trước để chia đôi các tài liệu tiếng Việt riêng, tiếng Anh riêng.

Chọn trường Language cho ưu tiên sắp xếp thứ nhất. Chọn ZA nếu bạn muốn sắp xếp từ Z đến A (vi đến eng).

Sau khi hoàn thành bước trên, các bạn tiếp tục chọn thuộc tính sắp xếp ưu tiên, ví dụ theo tên tác giả… Chọn AZ hoặc ZA để có thứ tự.
Cuối cùng, nhấn OK.
File\ Save… để lưu lại thay đổi hoặc File\ Save As… để lưu lại thành 1 style mới.
Chúc các bạn thành công!

Có lẽ một số bạn rất ghét các tính năng tự động của MS. Word; nhiều khi nó tỏ ra thật phiền toái. Đại loại như tự động đặt Bullet, tự động xuống dòng, tự động thêm dấu cách… Tuy nhiên, khi thiết kế phần mềm hẳn là nhà sản xuất đã có dụng ý, nghiên cứu kỹ nhu cầu người dùng để đưa ra chúng. Vậy tại sao chúng ta không nghĩ sẽ làm chủ tính năng tự động đó để phục vụ mình một cách tối ưu.

Bài viết sau sẽ trình bày một số thủ thuật để tự động hóa quá trình định dạng văn bản trong MS Word 2013. Sẽ hoàn toàn tương tự cho các phiên bản khác.

1.Thiết lập lại một số mặc định cơ bản

1.1. Thiết lập trangFile/ Print/ Page Setup hoặc nhấp đôi vào thanh Ruler để hiển thị hộp thoại Page Setup. Đặt các thông số cần thiết: Lề và gáy đặt ở Tab Margin; khổ giấy A4 ở Tab Paper. 

Lưu ý: Nút Set As Default ở góc trái cuối hộp thoại cho phép mặc định lại các thông số đã đặt cho những file sau này, nếu các thông số sử dụng thường xuyên các bạn có thể nhấn nút này.

1.2. Thiết lập font chữ mặc định

Truy cập Tab Design/ Font/ Customize Font… xuất hiện hộp thoại bên dưới, chọn font chữ bạn cần (thường chúng ta sử dụng Time New Roman, ở đây có 2 ô để mặc định cho tiêu đề và cho nội dung); đặt tên cho định dạng mới này; kích nút Save để lưu lại.

1.3. Làm chủ các định dạng mẫu

1.3.1. Tiêu đề

Giả sử chúng ta có bố cục bài báo cáo với yêu cầu như sau:

1. TIÊU ĐỀ CẤP 1               : cỡ 16, kiểu hoa, in đậm

1.1. TIÊU ĐỀ CẤP 2            : cỡ 14, kiểu hoa và đậm

1.1.1.Tiêu đề cấp 3              : cỡ 14, kiểu thường và đậm

1.1.1.1.Tiêu đề cấp 4           : cỡ 14, kiểu thường

Đặt con trỏ chuột tại dòng Tiêu đề 1, chọn Numbering với thể loại như hình sau. Tương tự cho tiêu đề cấp 2, 3, 4. Để lùi cấp cho tiêu đề, kích chuột vào Numbering của tiêu đề vừa tạo, nhấn phím Tab.

Chìa khóa: MS Word mặc định đằng sau Numbering hay Bullet là một ký tự Tab, do vậy khoảng cách này khá dài và thay đổi bất thường tùy vào chuỗi ký tự theo sau. Cách loại bỏ như sau:

Đặt lại cách lề cho tiêu đề tùy mục đích của bạn, mình đặt lại 0 cm.  Kích Set for All Levels nếu muốn áp dụng tất cả các cấp.

Kích nút More/Less ở góc trái dưới cùng hộp thoại, bạn sẽ thấy phần mở rộng. Chuyển thuộc tính Follow number with: thành Space (1 dấu cách theo sau Number).

Sau khi hoàn thành, các bạn tiếp tục định dạng cỡ chữ, màu chữ, font chữ cho tiêu đề nếu cần. Bước tiếp theo là lưu lại mẫu tiêu đề để áp dụng cho các tiêu đề khác. Quá trình được mô tả như sau:

Chọn tiêu cấp 1 đã định dạng, kích chuột phải vào Heading 1 trên thanh công cụ, chọn Update Heading 1… để lưu lại thuộc tính đã định dạng.

Di chuyển đến 1 tiêu đề khác cùng cấp kích Heading 1 để áp dụng định dạng đã lưu. Làm tương tự cho Heading 2, 3, 4…

*1.3.2. Tự động tạo mục lục hình ảnh, bảng biểu

*Để mục lục hình ảnh và bảng biểu được tạo một cách tự động, đòi hỏi chúng ta phải làm đúng từ thao tác nhập liệu.

Tạo tên bảng, tên hình kèm số thứ tự

Chúng ta có tài liệu gồm bảng và hình như sau, trước hết chúng ta thực hiện thao tác đặt tên hình, bảng (Lưu ý: thao tác này giúp số thứ tự hình, bảng tự động cập nhật về sau).

Kích chuột phải, chọn Insert Caption/ New Label, đặt tên cho Label mới là (Bảng/ Hình), bấm OK.

Chọn lại vị trí của Tên bảng (thường quy định nằm trên, tên hình nằm dưới); Điền tên Bảng/ Hình vào mục Caption. Xong các bạn nhấn OK.

Đến đây, STT của Bảng/ Hình sẽ được tự động cập nhật; có nghĩa là nếu bạn thêm một bảng vào phía trước bảng đã tạo, Word sẽ tự động đánh lại STT đúng cho bạn. Trường hợp STT không được tự động sửa lại các bạn làm như sau:

Kích phải vào STT Bảng/Update Field

Tạo mục lục hình ảnh, bảng biểu

Trước hết, bạn định dạng lại font chữ, cỡ chữ, màu sắc cho tiêu đề bảng/ hình. Sau đó, lưu lại Style này để áp dụng cho các bảng khác.

Cách làm như sau:

Bước tiếp theo là tiến hành tạo mục lục hình ảnh, bảng biểu:

Đặt vị trí trỏ chuột tại nơi muốn xuất mục lục.

Chọn mục References/ Kích chọn Insert Table of Figures

Một hộp thoại xuất hiện như hình bên dưới.
Chọn Formats là From Template để lấy định dạng từ tên bảng đã thực hiện.
Chọn Caption label là Bảng sẽ được mục lục bảng, Hình sẽ được mục lục hình.
Chọn Include label and number để xác định Label có xuất hiện cùng mục lục hay không (Tức Bảng 1: Text…, hay là 1: Text…)

Như vậy, chúng ta đã có mục lục tự động cho phần bảng biểu và hình ảnh.

Cập nhật: Template theo yêu cầu Khoa Dược – Đại học Y Dược Tp. HCM và hướng dẫn Video.

by Phan Cảnh Trình | posted: 21:11, 21 thg 2, 2016

Chào các bạn, có lẽ khá lâu rồi mình mới bắt đầu trở lại với một bài viết mới. Lần này chúng ta cùng tìm hiểu một vài thủ thuật, kỹ năng mà các bạn có thể sử dụng trong những bài báo cáo. Trong bài viết này tôi xin trình bày bộ 3 công cụ mà chúng ta nên biết khi cần biên tập, xử lý hình ảnh cho các báo cáo tại cơ quan cũng như trong học tập, nghiên cứu khoa học.

1. Ba công cụ cần thiết

– Power Point 2013: Các bạn có thể sử dụng các phiên bản cũ hơn, nhưng theo tôi đây là phiên bản hỗ trợ tối ưu cho việc thao tác trên hình ảnh và sơ đồ, các bạn sẽ dễ dàng sắp xếp, bố cục hơn là phiên bản trước đó như 2003, 2007.

– Snagit 12: Chúng ta có thể sử dụng phiên bản cũ hơn, chức năng không khác nhau bao nhiêu, trong bài viết này tôi sử dụng phiên bản 12.

– Adobe Acrobat XI: Hiện tại đã có phiên bản mới hơn, tôi đã dùng thử tuy nhiên sau đó quyết định quay trở lại bản XI vì tốc độ xử lý ổn hơn, tránh lãng phí tài nguyên máy tính.

– Adobe Photoshop: Không cần thiết. Tác giả chỉ khuyến khích nếu có thời gian các bạn nên biết qua cách sử dụng, còn không cũng không sao vì ba phần mềm kể trên là đủ để cách bạn xử lý hình ảnh một cách khá hoàn hảo.

2. Nguồn hình ảnh

Chúng ta sẽ tiếp cận vấn đề này trên từng nguồn hình ảnh, mình xin điểm qua một số nguồn hình ảnh hay sử dụng để từ đó đưa ra chiến lược xử lý với từng dạng.

– Từ file PDF: thường là luận văn, luận án, bài báo, sách điện tử dưới dạng hình ảnh, sơ đồ, đồ thị.

– Từ internet

– Từ hình ảnh thực nghiệm

– Hình chụp từ sách in hoặc hình vẽ tay

– Sơ đồ, hình ảnh tự thiết kế trên máy tính

3. Xử lý như thế nào?

Với mỗi nguồn hình ảnh nêu trên, tôi xin lần lượt giới thiệu một vài hướng xử lý được tích góp từ kinh nghiệm bản thân như sau:

3.1. Hình ảnh lấy từ file PDF

Đối với định dạng này, người dùng thường lấy hình ảnh các cách sau bằng cách:

– Sử dụng Adobe Acrobat để sao chép trực tiếp hình ảnh

Kích phải vào hình ảnh cần lấy và bấm Copy Image hoặc Save Image As…

Nếu dùng Save Image As… bạn sẽ lưu lại dưới dạng file bmp, tif hoặc jpg, chất lượng của chúng nhìn chung không khác nhau đáng kể. Chức năng Copy Image hình ảnh sẽ được lưu vào bộ nhớ đệm và bạn sẽ tiếp tục dán hình này vào Power Point hoặc Word. Tuy nhiên, khi copy và dán trực tiếp hình của bạn sẽ bị mờ, quan sát hình bên dưới chúng ta sẽ nhận thấy sự khác biệt giữa hình mới Copy và hình sau khi xử lý lỗi.

Cách thực hiện được tiến hành như sau:

– Sử dụng tính năng Snapshot của Adobe Acrobat: Edit/ Take a Snapshot

Khi nào chúng ta sử dụng tính năng này?

Đối với sách, tạp chí của một số NXB lớn thông thường hình minh họa được các tác giả vẽ tay, thuê thiết kế lại thành bản số hóa. Các hình ảnh này ở dạng vector, từng đối tượng rời rạc, nếu copy như trên chúng ta sẽ được các mảnh rời của hình minh họa. Vector có lợi điểm là khi các bạn phóng to, hình vẫn đảm bảo chất lượng, không vỡ hạt.Trường hợp khác là lúc các bạn muốn chụp lại toàn bộ trang sách hoặc một phần văn bản, hình ảnh của trang sách bạn cũng có thể dùng Snapshot. Nói nói lại đây là công cụ chụp ảnh tài liệu PDF.

Hình copy dán sang Powerpoint nhỏ xíu, không thấy được?

Thật ra với các hình vector như trên bạn có thể copy được một hình lớn, chất lượng để sử dụng, bằng cách chọn chức năng Snapshot/ kéo chọn vùng ảnh cần sử dụng/ phóng to trang tài liệu đến kích cỡ cần thiết/ kích phải chọn copy. Lưu ý: cách làm này cũng có khả năng ảnh bị mờ, bạn cũng có thể xử lý như phần trước đã đề cập.

– Chụp màn hình bằng Snagit: Snagit là một công cụ mạnh mẽ, đơn giản cho việc chụp ảnh màn hình và thực hiện các thao tác biên tập từ đơn giản đến nâng cao.

Bật Snagit lên, phóng to hình ảnh đến kích cỡ cần chụp, nhấn phím PrtSc trên bàn phím, bấm rê chuột trái chọn vùng cần chụp. Như vậy là bạn đã có một hình ảnh lấy từ PDF hoặc bất kỳ thao tác, đối tượng nào trên màn hình. Với Snagit hình ảnh của bạn sẽ hiển thị đúng chất lượng như bạn xem trên màn hình.

3.2. Hình từ internet

Với hình ảnh lấy từ mạng các bạn lưu ý vấn đề bản quyền của hình ảnh, sau đây mình sẽ giới thiệu các bạn một vài cách thủ thuật đơn giản để tìm hình ảnh chất lượng từ internet. Tuy nhiên, các bạn chỉ nên sử dụng chúng cho mục đích cá nhân.Trong một bài trình bày PowerPoint bạn cần sử dụng hình ảnh có mục đích cụ thể và có giá trị cao. Việc sử dụng hình ảnh, icon để trực quan hóa các vấn đề bạn trình bày là một kỹ năng quan trọng. Tuy nhiên, một số bạn dùng các hình ảnh có độ phân giải khá kém hoặc bị đóng watermart khá khó chịu. Để giải quyết điều này chỉ phụ thuộc vào tính kiên nhẫn của bạn trong tìm kiếm thôi, cố gắng tìm một hình ảnh tương đương, chất lượng bằng các thủ thuật sau.

Thêm các từ icon, clipart, vector nếu bạn muốn tìm hình mình họa

Tìm theo các lựa chọn nâng cao thích hợp, nên chọn Size để có chất lượng ảnh phù hợp

Học từ các kết quả tìm kiếm: từ kết quả tìm kiếm ban đầu bạn có thể chọn lại từ khóa chính xác hơn, trong một hình ảnh hiển thị ra sẽ có các hình ảnh liên quan có thể phù hợp nội dung bạn cần tìm.

3.3. Hình ảnh thực nghiệm, hình chụp từ sách in hoặc hình vẽ tay

Chỉ có một lưu ý: hình ảnh thực nghiệm không được phép chỉnh sửa, có điều trong trường hợp tối quá không rõ, chúng ta có thể tăng sáng, thay đổi tương phản ở mức độ vừa phải, không làm sai lệch việc nhận định kết quả. Chức năng biên tập hình ảnh đơn giản này chúng ta có thể nhờ đến PowerPoint.

Và đôi khi cũng cần sử dụng thêm chức năng Crop cho bức hình có kích thước phù hợp, tập trung vào khu vực cần quan sát.

3.4. Sơ đồ, hình ảnh tự thiết kế trên máy tính

Cũng không cần một công cụ quá phức tạp, thiết nghĩ PowerPoint có đầy đủ tính năng cho phép bạn thao tác tạo ra một lưu đồ, sơ đồ, quy trình chuyên nghiệp. Bản thân mình thích sự dụng các Autoshape để dựng các sơ đồ thủ công, vì cách làm này mình thấy đơn giản, tùy biến cao. Sử dụng Smart Art có sẵn thì nhìn khá rối, màu mè đủ thứ nên bản thân không thích dùng.

Một quy trình được vẽ bằng PowerPoint với Autoshape và Align

Vẽ Autoshape và thay đổi màu lại cho phù hợp, mình chọn nền không màu. Chọn độ đậm của viền.

Ấn Ctrl và rê chuột để Copy Autoshape, khi rê chuột cách đường kẻ hiện lên để chúng ta canh chỉnh vị trí phù hợp.

Dùng Align cũng cho phép chúng ta canh chỉnh đều đặn các đối tượng, phân bố đối tượng với khoảng cách đều theo chiều dọc hoặc ngang

Sắp xếp đối tượng nằm trên, dưới, chồng lên đối tượng khác bằng Bring Forward hoặc Send Backward

Gom nhóm để các đối tượng không bị lệch vị trí

Cuối cùng, với các hình ảnh, icon, autoshape đơn giản trong PowerPoint các bạn có thể đạt được mục tiêu trực quan hóa nội dung mình muốn truyền tải. Trực quan hóa là một môn khoa học đang được quan tâm trong những năm gần đây của khối ngành tin học.

Có thể nói rằng tư duy thiết kế trong các bài trình chiếu là kỹ năng cần thiết cho mỗi cá nhân trong xã hội hiện tại để chuyển tải thông tin của mình một cách dễ hiểu, chuyên nghiệp, không riêng gì Dược sĩ chúng ta. Trên đây là một vài thủ thuật khi làm việc với hình ảnh, sơ đồ; hi vọng bài viết sẽ mang lại giá trị hữu ích cho các bạn trong quá trình công tác, học tập.

Mọi thắc mắc về các phần mềm trong bài viết vui lòng để lại bình luận bên dưới bài đăng này. 

Cảm ơn các bạn đã theo dõi!

Hầu hết các tài liệu sử dụng cho học tập đều dưới dạng slide bài giảng của các thầy cô, tuy nhiên trong một tài liệu powerpoint gồm cả chữ, hình ảnh màu sắc khác nhau, đậm nhạt khác nhau, thậm chí một số hình ảnh màu tối. Nếu chúng ta in nguyên trạng thì hẳn là cầm trên tay một slide với những mảng đen khó chịu, chữ thì có chữ được chữ mất. Do đó, trước khi in nó ra, hãy chăm chút một tí để đạt hiệu quả về sau.Thường thì mình sẽ làm một số việc sau:

1. Đổi font chữ

Theo thói quen một số thầy cô không sử dụng font Unicode mà dùng các font chữ của bảng mã Vni-Window, TCVN3… khiến cho việc trao đổi các file này gặp phải một số lỗi định dạng do máy của bạn không có font chữ tương ứng.Khắc phục: Kích chuột vào vùng văn bản lỗi font, xem tên font tương ứng trên thanh công cụ, tìm font này trên google và cài đặt vào máy.

Tuy nhiên, một bài như vậy có khá nhiều font, mỗi bài lại mỗi font khác nhau, nếu chúng ta cài đặt tất cả chỗ đó vào máy sẽ rất mất thời gian và làm máy chạy ì ạch. Do đó, chúng ta chỉ nên cài 1, 2 font cho mỗi bảng mã Vni-Window (font dạng VNI-…) và TCVN3 (font dạng .VN…) thôi. Sau đó sử dụng chức năng Replace Font của PowerPointMình thì thường sử dụng VNI-Arial và .VNArial vì font chữ không chân dễ đọc hơn. Tải font tại đây. Nếu muốn đa dạng hơn bạn vào đây. Tải về, bật lên và nhấn Install.

Bước tiếp theo, là Replace Font. Kích chọn vùng chứa văn bản lỗi, tìm công cụ Replace theo đường dẫn: Home/ Replace (Ở góc phải màn hình)/ Replace Font. Chọn Font chữ cần đổi ở mục [W]{.underline}ith: Lưu ý: Font cũ VNI- thì font mới cũng VNI-. Cuối cùng nhấn Replace để đổi.

2. Định dạng đen trắng cho đối tượng trước khi inViệc in các hình có màu đậm quá hoặc in các văn bản có màu nhạt sẽ làm bản in đen trắng rất khó đọc. Do đó, chúng ta thực hiện định dạng cho chế độ in đen trắng trước khi in như sau.Trong PowerPoint bạn chọn: View/ Black and White

Chúng ta nhận thấy hình ở Slide trên rất mờ, kích vào hình đó và đổi màu cho nó sang Black như mô tả ở hình dưới nhé.

Các bạn tiếp tục đổi cho các đối tượng bị mờ khác, đối tượng nào đậm quá không thấy bạn có thể đổi thành Gray hoặc các tùy chọn khác trên thanh Black and White.

3. In

Nếu in ngay bằng máy tính của bạn thì chúng ta chỉ việc nhấn File/ Print nhớ đặt chế độ in Black and White. Còn nếu đem ra quán, thì theo mình nên in sẵn ra một file PDF bằng máy in ảo như Adobe Acrobat hoặc Foxit Reader, nhớ chọn chế độ in đen trắng luôn nhé.Khi đi in mình mang theo file PowerPoint để in, vì theo kinh nghiệm mình thấy in từ Power Point ra nó đẹp hơn. Font chữ thì thường quán in họ sẽ có những font cơ bản như Vni-Time, Vni-Arial, .VNArial do đó sẽ hiếm khi gặp lỗi font ở quán in nhưng bạn nên phòng hờ bằng việc mang theo file PDF như mình nói ở trên.